Ablauf

Ablaufschema einer Befragung mit SEP_SCHULE

1. Vorbereitung

Der erste Schritt auf dem Weg zu einer erfolgreichen Befragung mit SEP-SCHULE ist eine weitsichtige Planung. Stimmen Sie deshalb im Vorfeld in den relevanten Gremien ab, welche Aspekte von Schulqualität sie evaluieren wollen (Module), welche konkreten Inhalte erfragt werden sollen (Bausteine) und welche Personengruppen Sie dazu befragen möchten. Eine Übersicht finden Sie hier.

Sichten Sie die fertigen Fragebögen in SEP-SCHULE, um zu entscheiden, ob Sie diese in voller Länge nutzen oder lediglich einzelne Bausteine auswählen möchten, die zu Ihrer Evaluation passen. Darüber hinaus können Sie eigene Fragen formulieren, um weitere schulspezifische Aspekte zu berücksichtigen.

Je nach Baustein können folgende Personengruppen befragt und miteinander verglichen werden:

Schüler*innen (S)
Eltern (E)
Lehrkräfte (L)
Weiteres pädagogisches Personal (PP)
Kooperationspartner (KP)

Informieren Sie die Personengruppen, die Sie befragen möchten, möglichst frühzeitig und umfassend über Ihre Online-Befragung mit SEP-SCHULE. Machen Sie transparent, welche Ziele mit der Befragung verfolgt werden. Stellen Sie klar, dass die Befragung anonym erfolgt, d.h., dass niemand erfahren wird, welche Befragten welche Antworten gegeben haben.

2. Erstellung

Melden Sie sich mit Ihren Zugangsdaten (s. Zugang) im geschützten Bereich von SEP-SCHULE an und erstellen Sie Ihre Online-Befragung. Unter „Neue Befragung“ bzw. „Eine neue Befragung anlegen“ werden Sie in sieben Schritten durch diesen Prozess geleitet.

Im Zuge der Erstellung Ihrer Befragung entscheiden Sie u. a., in welcher Form die Befragten ihre TAN (=TransAktionsNummer) erhalten. Sie können für jede Befragungsgruppe neu entscheiden, ob die TAN in gedruckter Form oder per E-Mail bereitgestellt wird. Wenn Sie die Druck-Variante wählen, können Sie nach Aktivierung der Befragung unter „Laufende Befragungen“ ein PDF-Dokument mit den gruppenspezifischen TANs herunterladen. Die einzelnen TANs müssen nur noch ausgeschnitten und an die entsprechenden Befragten verteilt werden.

Wenn Sie die E-Mail-Variante wählen, geben Sie bei der Erstellung der Online-Befragung die E-Mail-Adressen der zu befragenden Personen im Portal ein. Mit der Aktivierung der Befragung werden die TANs automatisch an die Befragten versandt. Stellen Sie im Vorfeld sicher, dass Sie die E-Mail-Adressen für die Einladung zur Online-Befragung nutzen dürfen. Die E-Mail-Adressen werden entsprechend den Vorgaben der DSGVO nur für die Dauer der Befragung im Portal gespeichert und nach Beendigung der Befragung gelöscht.

Es gibt zudem die Möglichkeit eine GruppenTAN zu erstellen. Hierbei wird eine TAN generiert die Sie z.B. per Aushang im Klassenraum für alle Befragten zur Verfügung stellen können. Damit müssen Sie keine EinzelTANs mehr verteilen. Die Teilnahmezahl ist unbegrenzt.

Nehmen Sie sich beim letzten Schritt ausreichend Zeit, alle Angaben noch einmal genau zu prüfen, ehe Sie die Befragung aktivieren. Nach der Aktivierung können Sie keine Änderungen mehr vornehmen.

Tutorial zum Anlegen einer Befragung: https://www.youtube.com/watch?v=ih3d1Vz91MA

3. Durchführung

Mit dem Aktivieren der Befragung haben alle Befragten die Möglichkeit mittels ihrer TAN über verschiedene mobile Endgeräte (PC, Tablet, Smartphone) an der Onlinebefragung teilzunehmen. Solange die Befragung noch nicht beendet ist, kann man im geschützten Bereich von SEP-SCHULE unter „Laufende Befragungen“ bei der TAN-Vergabe über E-Mail eine Erinnerung versenden.

Sobald in allen Befragungsgruppen eine ausreichende Anzahl an Personen teilgenommen hat, kann die Befragungsleitung die Online-Befragung im geschützten Bereich von SEP-SCHULE unter „Laufende Befragungen“ beenden. Dies ist nur einmal möglich und kann nicht rückgängig gemacht werden. Der Ergebnisbericht wird automatisch erstellt.

Tutorial zum Beobachten und Beenden einer Befragung: https://www.youtube.com/watch?v=kLFNN9OXXIk

4. Auswertung

Nach Beendigung der Online-Befragung steht im geschützten Bereich von SEP-SCHULE unter „Ergebnisse“ der Ergebnisbericht in zwei Formaten zum Herunterladen bereit: als PDF- und EXCEL-Datei. Sofern Sie die Befragung nicht löschen, können Sie die Ergebnisse auch zu einem späteren Zeitpunkt jederzeit einsehen und herunterladen. Beim Löschen einer beendeten Befragung werden alle zu dieser Befragung gehörenden Daten gelöscht.

Wesentlicher Bestandteil des Evaluationsprozesses und Voraussetzung für einen gelingenden Schulentwicklungsprozess ist die nun folgende Auswertung des Ergebnisberichts. Nach Möglichkeiten sollten Vertreter*innen aller Personengruppen, die befragt wurden, an der Auswertung beteiligt sein. Im Zuge der Auswertung können Wahrnehmungsunterschiede festgestellt und mögliche Gründe diskutiert oder überraschende Ergebnisse thematisiert werden.